adatkezeléssel, irattárolással kapcsolatban, hívjon minket bizalomma!

Elérhetőségek
+ 06 1 815 3687
DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft.
docutar@docutar.hu
+ 36 1 815 3600
+ 36 1 815 3692
1093 Budapest, Czuczor u. 10.
M5 Gyál Üzleti Park 2360 Gyál, Bem József u. 32.
Gyakori kérdések
Hogyan tudom bármikor elérni az irataimat?
Alkalmazottai sok időt töltenek az iratok keresgélésével?
Mennyire-személyre szabott megoldást kapok?
A Docutár Önnel együttműködve fejleszti ki a legmegfelelőbb megoldást.
Videó

DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft
Iron Mountain Our Story

IM kézikönyv

IRON MOUNTAIN AZ ÖN SZOLGÁLATÁBAN

A dokumentumkezelés leghatékonyabb, és legújabb megoldásait ismerő Ügyfélszolgálati munkatársaink folyamatosan rendelkezésére állnak a problémák elhárításában. Az Iron Mountain csapatát munkanapokon reggel 8 és délután 5 óra között a +36 (1) 815-3600-ás telefonszámon hívhatja. Kereskedelmi kapcsolattartója további támogatást és segítséget tud nyújtani.

Az Ügyfélszolgálati munkatársak és a kereskedelmi kapcsolattartók tartják a kapcsolatot Ön, mint ügyfelünk és az Iron Mountain között. A kapcsolattartók rendszeresen felkeresik az ügyfeleket az esetleges problémák elhárítása és a hosszútávú üzleti kapcsolat ápolása érdekében. A kereskedelmi csoport munkatársai iratkezelési tréning és oktatás keretében tájékoztatást adnak az Iron Mountain eljárásairól, illetve az Ügyfél iratkezelési tevékenységét esetlegesen érintő jogszabályi előírások változásáról.

Ha a jelen kiadványban leírtakkal kapcsolatban, vagy bármely más témában kérdése van, hívja az Iron Mountain Ügyfélszolgálati munkatársát vagy kereskedelmi kapcsolattartóját.

A kiadványban az Iron Mountain számos elérhetőségére történik hivatkozás. Ezen elérhetőségét az alábbiakban összefoglaltuk.

Iron Mountain

Telefon: +36 (1) 815-3600
E-mail: Budapest@emea.ironmountain.com
Honlap: www.ironmountain.hu, www.docutar.hu

IRON MOUNTAIN FOGALOMTÁR

  • IM: Iron Mountain
  • Ügyfélszám: Az Ön IM Ügyfélszáma. 5 karakter hosszú azonosító. amely betűt és számot tartalmaz. Példa: HB000.
  • Ügyfélnév: Az Ön cégének Iron Mountain Ügyfélneve.
  • Divízióazonosító: IM divíziójának azonosítója, amely egy maximum 8 alfanumerikus karakterből álló azonosító. Példa: Penzugy1.
  • Osztályazonosító: ha a szolgáltatások elszámolása osztályszintű számlázással történik. Amennyiben a megbízást adó és a számlát befogadó osztály eltérő, a megbízáson mindként osztály feltüntethető - 8 jegyű (A-Z, 0-9, a-z) pl: szamv1234
  • SKP: SafekeeperPLUS az IM belső nyilvántrartó rendszere
  • SKP Vonalkód: vagy SKP azonosító, egy 9-11 darab számból álló kód amely azonosítja a tárolt dobozt a rendszerben. SKP dobozszámnak is nevezzük.
  • Rekord kód: (irattári tételszám) az az információ, amely megadja a dokumentum típusát, leírását és megőrzési időtartamának hosszát.
  • Rendelés szám: az Iron Mountain Connect-en vagy Ügyfélszolgálatunkon keresztül leadott rendeléseket az Iron Mountain a Rendelés szám megadásával igazolja vissza.
  • RIL: vagy Részletező Iratleltár Lista a dobozok tartálmának részletzes leírását tartalmazza
  • IAJ: vagy Iratátadási Jegyzék az egyes dobozok leírását tartlamazza
  • SLA: szolgáltatások teljesítési idejét jelöli

AZ IRON MOUNTAIN SZOLGÁLTATÁS FOLYAMATAINAK BEMUTATÁSA

Ez az online tudástár lépésről lépésre leírja azokat a főbb funkciókat, amelyeket Ön napi rendszerességgel használhat majd társaságunk iratkezelési szolgáltatást nyújtó platformján.

Szolgáltatásaink:

  • RM - irattárolás, iratkezelés
  • DP - digitális adattárolás
  • DMS - szkennelési projektek
  • MAIL ROOM - postakezelés

További szolgáltatásaink:

  • A Iratkezelési Tanácsadás és Ügyfél saját telephelyén lévő irattárának üzemeltetése
  • IMConnect – online irattári rendszer

Az alábbi ismertetők ezen szolgáltatások általános folyamatait mutatják be. A következő oldalakon összefoglaljuk az alábbi tudnivalókat:

  • Kapcsolatfelvétel
  • Dokumentumok csomagolása és jegyzékelése
  • A dokumentumok beküldése, beszállítása
  • Dokumentumok kikérése (fizikai/digitális)
  • Dokumentumok visszaküldése
  • Megbízások Leadása
  • Nyomtatványaink
  • Lekérhető riportok
  • Biztonságos megsemmisítés

DP, Scan, RM, Iratkezelési Tanácsadás, Külső Irattár Üzemeltetés

KAPCSOLATFELVÉTEL

Az Iron Mountain kereskedelmi munkatársainak feladata, hogy a szolgáltatásainkal kapcsolatos igényét felmérje, majd az igényeinek megfelelő megoldást megtalálja Önnel. Új szolgáltatással, vagy árazással kapcsolatos kérdése esetén kérjük forduljon sales/account manageréhez. Bármely más probléma/kérés esetében forduljon az Ügyfélszolgálatunkhoz.

DOKUMENTUMOK CSOMAGOLÁSA ÉS JEGYZÉKEZÉSE

CSOMAGOLÁS

Dokumentumok csomagolásánál a következő irányelveket érdemes betartani:

RENDEZÉS

  • A hasonló dokumentumok ugyanazon divízió, osztály vagy rekord kódhoz tartozzanak. A dokumentumok ilyen módon történő rendezése biztosítja a pontos visszakereshetőséget, és átláthatóságot. Lehetséges, javasolt rendezőelvek:
    • ABC sorrend
    • Időbeli sorrend
    • Dokumentumtípusok szerint
    • Üzletágak szerint

PAKOLÁS

  • Gyűrűs mappák esetén érdemes úgy hogy,
    • A mappák gerince nézzen a doboz teteje felé.
    • Minden mappa nézzen egy irányba.
  • A4-es dokumentumok
    • Lehetőség szerint használjon valamilyen mappát a rendezéshez. Erre ajánlani tudjuk az „S”dobozainkat , valamint F1 és F2 névre hallgató mappáinkat.
    • Kérjük, hogy lehetőség szerint kerülje a genothermben való elhelyezést egy dobozon belül, mert az jelentősen nehezíti az iratok sorrendjének megtartását a későbbiekben.

HASZNOS TANÁCSOK

  • Használja ki optimálisan az irattári terméket, ne pakoljon túl sokat vagy túl keveset a dobozba.
  • Csak eredeti, megőrzendő iratokat pakoljon be.
  • Használjon IM standard dobozokat (lásd termékeink melléklet)

JEGYZÉKELÉS

A Jegyzék az a nyomtatvány, amely rögzíti az irattároló doboz leíró információit. Az Iron Mountain öt típusú jegyzékkel dolgozik:

  • Iratátadási jegyzék (papír alapú, elektronikus)
  • Részletes Iratleltár Listával (papír alapú, elektronikus)
  • IMConnect (lásd IMConnect fejezet)

Az Iratátadási Jegyzék legfeljebb öt irattároló doboz leíró információit tartalmazhatja.
Az Részletes Iratleltár Lista, segítségével megadhatja az irattároló dobozban található iratok leíró információit.
Az IM divízió/osztály nyomtatvány a dokumentumok rendezésében, divíziók, osztályok és iratkódok listájának elkészítésében, irattári terv felállításában segít.

DOKUMENTUMOK BEKÜLDÉSE/BESZÁLLÍTÁSA

A Iron Mountain iratait a gyáli irattáraiba szállítja, ahol megőrzésükről gondoskodik, az iratok igény szerint bármikor kikérhetők. A megbízás leadása kétféle módon történhet:

  • IMConnect-en vagy,
  • Ügyfélszolgálaton keresztül.

IRATTÁRBA BESZÁLLÍTOTT DOKUMENTUMOK - MUNKAFOLYAMAT

  • Beszállítás folyamata
  • Ügyféligény leadása (Ügyfélszolgálaton, IMConnectben)
  • Szállító kiérkezése az Ügyfélhez
  • A szállító a helyszínen beszkenneli a vonakódokat
  • Az Ügyfél elektronikus aláírásának rögzítése (Ügyfél jóváhagyja a szállítást)
  • Beszállítás a biztonságos járművel a központi IM irattárba
  • A szállító a telephelyre érkezéskor újra beszkenneli a dobozokat, hogy megérkeztek
  • Dobozok betárolása

DOKUMENTUMOK KIKERESÉSE/KISZÁLLÍTÁSA

Az Iron Mountain-nál tárolt dokumentumai és információi könnyen és gyorsan visszakereshetők. A megbízás leadása kétféle módon történhet:

  • IMConnecten vagy,
  • Ügyfélszolgálaton keresztül.

Iratok esetén a kikért iratra vonalkóddal ellátott címkét teszünk, és ugyanennek a vonalkódnak a második példányát pontosan oda helyezzük, ahonnan az iratot kivettük. Dobozok esetén a vonalkódot a dobozra tesszük. Mikor visszaküldi a dokumentumot, a vonalkódok egyeztetésével 100%-os biztonsággal garantáljuk, hogy minden az eredeti helyére kerül vissza.

Ha már nincs szüksége a dokumentumra, hívjon minket. Rövid időben belül beszállítjuk, és eredeti helyére letároljuk.

IRATTÁRBÓL KIKÉRT DOKUMENTUMOK - MUNKAFOLYAMAT

  • Kiszállítás folyamata
  • Ügyféligény leadása IMConnect rendszerben vagy Ügyfélszolgálaton
  • A kért dokumentumot kikeresi az IM irattáros
  • Biztonságosan becsomagolásra kerül a dokumentum
  • Majd előkészíti a kiszállításra
  • Kiszállítás az Ügyfélhez
  • Elektronikus aláírás rögzítése
  • Iratok átadása

KORÁBBAN KIKÉRT DOKUMENTUMOK VISSZAKÜLDÉSE AZ IRON MOUNTAIN-HOZ

A megfelelő iratkezelés érdekében a következő információkat vegye figyelembe

  • Dokumentumok időben történő visszaküldése.
  • A kikeresési, és kikérési információkat a vonalkódon és az Iron Mountain rendszerében is rögzítjük.
  • Az információ a irattárba történő visszahelyezést követően automatikusan frissül az IMConnect rendszerben.

DOKUMENTUMOK VISSZAKÜLDÉSE Az Irattárba

A korábban kikért dokumentumok visszaküldése az Iron Mountain-hoz három lépésből áll:

  • A folyamatok felgyorsítása érdekében, a raktárba visszaküldendő dokumentumokat válogassa szét az alábbi módon:
    • Osztályonként
    • Dokumentumonként
    • Dobozonként
    • Pótlapokra
  • Számolja meg az egyes dokumentumokból hány darab van. A teljes dobozok esetén számolja meg, hogy hány darab van az egyes doboztípusokból.
  • Egyeztesse a beszállítás időpontját az Iron Mountain Ügyfélszolgálatával.

MEGBÍZÁS LEADÁSA

A megbízás leadásához ki kell töltenie az Iron Mountain Megrendelőlapot amelyhez a következő adatok szükségesek:


1. Melléklet - IM Megrendelőlap

  • Ügyfélszám - példa: HB000
  • Ügyfélnév
  • Megrendelés Dátuma - amikor a megrendelés feladása megtörténik
  • Megrendelő neve - A meghatalmazott személy neve
  • Pontos szállítási címe - emelet, név, telefonszám és mellék
  • E-Mail cím
  • Divízióazonosító - ha van - 8 jegyű (A-Z, 0-9, a-z) pl: penzu123
  • Osztályazonosító - ha a nyújtott szolgáltatások elszámolása osztályszintű számlázással történik. Amennyiben a megbízást adó és a számlát befogadó osztály eltérő, a megbízáson mindként osztály feltüntethető - 8 jegyű (A-Z, 0-9, a-z) pl: szamv1234
  • A Megrendelés Purchase Order számát (PO-szám), ha van.*
  • A Megbízás típusát:
    • Kikeresés (sürgős, normál)
    • Visszatárolás
    • Belső projekt
    • Végleges kivétel
    • Beszállítás (sürgős, normál)
    • Termékrendelés (formon feltüntetni a termékek nevét)
    • IOD (sürgős, normál)
    • Scan (sürgős, normál)

DOKUMENTUM KIKÉRÉS igényléséhez meg kell még adnia:

  • SKP Vonalkód (annak a doboznak a száma, amelyben a dokumentum található)
  • Dokumentumon szereplő név (cégnév vagy Ügyfélnév vagy valami, ami egyedileg azonosítja)
  • Ügyfél dobozszám (Ügyfél által adott doboz számok)
  • Irat leírása
    • Egyedi, tételes iratok esetén kérjük a keresett irat specifikus leírását. Adja meg az Ügyfél által adott doboz számot vagy SKP vonalkód számot is. Amennyiben az iratok tételesen vannak felsorolva, használja az Iratleírást vagy az Irat-szekvenciaszámot a legutóbbi Iratleltár riportból.
    • A szállítással kapcsolatos Speciális utasításokat vagy korlátozásokat.

BESZÁLLÍTÁS igényléséhez meg kell még adnia:

  • A beszállítandó rekordok típusát:
    • Új beszállítás: Új irattároló dobozok, egyedi iratok, vagy pótlapok beküldése
    • Visszatárolás: teljes irattároló doboz visszaküldése raktározásra, egyedi iratok, vagy pótlapok visszaküldése az irattárba.
  • Az irattároló dobozok és iratok pontos mennyisége és mérete.
  • A beszállítással kapcsolatos Speciális utasításokat vagy korlátozásokat.

IRATTÁROLÓ TERMÉKEK vásárlásához meg kell még adnia:

  • Az irattároló doboz típusát
  • A kívánt nyomtatvány Nevét.
  • A pontos Mennyiséget
  • A szállítással kapcsolatos Speciális utasításokat vagy korlátozásokat.
  • A kívánt Szolgáltatás teljesítési ideje (SLA). Lehetséges opciók: sürgős, félnapos.

*A purchase order szám megadása az Ön Ügyfélbeállításaitól függ. Amennyiben szervezete korábban úgy döntött, hogy megrendelést csak ilyen szám ellenében tehetnek kollegáik, úgy erre a megrendelés rögzítéséhez Ügyfélszolgálatunknak szüksége lesz. Abban az esetben, ha Ön Iron Mountain Connect felhasználó úgy a rendszer nem engedi rögzíteni az Ön számára a megrendelést a PO szám hiányában.

A TRANZAKCIÓ VISSZAIGAZOLÁSA

AZ ÖN IRON MOUNTAIN RENDELÉSSZÁMA

Az Iron Mountain Connect-en vagy Ügyfélszolgálatunkon keresztül leadott rendeléseket az Iron Mountain egy Rendelésszám megadásával igazolja vissza. Kérjük a rendelésszámot feljegyezni, mivel a tranzakcióval kapcsolatos összes dokumentáción ez fog szerepelni.

Amennyiben megrendelését más módon adja le, és szüksége van Rendelésszámra, Ügyfélszolgálatunk munkatársa a rendelésszámot e-mailben vagy telefonon elküldi önnek.

A SZÁLLÍTÓLEVÉL TARTALMA

Az Iron Mountain szállítója átadja önnek a Szállítólevél másolatát. Ezt a példányt tartsa meg magának. A Szállítólevelek több oldalból is állhatnak, és a megrendelés típusától függően eltérőek lehetnek.

  • Rendelésszám
  • Ügyfélazonosító
  • Divízióazonosító / Osztályazonosító. Amennyiben a megrendelést az azt leadó divíziótól/osztálytól eltérő divízió/osztály fizeti, az információ a Száml div és Száml oszt mellett szerepel.
  • Kapcsolattartó neve,Szállítási cím és Telefonszám.
  • Dátum és a megrendelés Teljesítési ideje (SLA)
  • Megrendelésre vonatkozó speciális instrukciók (INST)
  • A megrendelés leadásának Napja és Ideje, valamint a megrendelés leadásának módja.
  • Az SKP Vonalkód (SKP ID) és az Ügyfél által adott dobozszám. EB (teljes doboz) vagy IF (egyedi irat) leírja az igényelt tétel típusát.
  • Dobozra vagy iratra vonatkozóan minden tranzakció részletei és leírása. A kizárólag ezen megrendeléshez tartozó Speciális instrukciók itt találhatók. A Leírás/Utasítás mező a tételre vonatkozó információkat tartalmazza.
  • Az FND oszlop azt mutatja, hogy a kért tételt sikerült-e megtalálni (Igen vagy nem).
  • Az Extra tevékenységek mező tartalmazza az adott tétellel kapcsolatosan végrehajtott extra tevékenységeket és azok mennyiségét, ha volt ilyen.
  • A Szállítólevél összefoglaló tartalmazza az összes megtalált tétel számát (Lines picked), a meg nem talált tételeket (Lines not picked), Extra tevékenységeket, ha volt ilyen, és a Dobozok, Csomagok és Tárolási egységek számát.
  • A PK ID oszlopban található a csomag azonosítószám, amely tartalmazza a szállítólevélen felsorolt egyedi iratokat. Ez csak a megrendelésen szereplő egyedi irat tételekre vonatkozik. A csomag azonosítószám az egyedi iratokat tartalmazó csomagok külsejére rögzített csomagcímkén található.

Az Iron Mountain napi fuvarlevelein az Ügyfél és a szállító aláírása igazolja az elvégzett szolgáltatásokat. A szállítónál található szkennergép aláírásával igazolja az Ügyfél a megrendelés átvételét.

A MEGBÍZÁSLEADÁS EGYÉB FORMÁI

  • Interneten, az Iron Mountain Connect online portálon keresztül, (www.imconnect.com).
  • Telefonon, az Iron Mountain Ügyfélszolgálaton keresztül.
  • E-mailben, az Iron Mountain E-mail Megrendelőlap kitöltésével, majd a budapest@ironmountain.com címre történő beküldésével adható le.

ONLINE RENDELÉS: IRON MOUNTAIN CONNECT DOKUMENTUMKÖZPONT (RECORD CENTER) HASZNÁLATA

A SafeKeeper PLUS (SKP) rendszeren alapuló Iron Mountain Connect valós idejű, online hozzáférést és információt biztosít az Iron Mountain-nál kezelt iratairól. További információért és az Iron Mountain oldalaihoz való hozzáférésért keresse Ügyfélszolgálati munkatársainkat vagy Iron Mountain kapcsolattartóját.

Az Iron Mountain Connect segítségével könnyen tudja

  • Társaságának iratkezelési szabályzatait, eljárásait és iratmegőrzési ütemtervét kezelni;
  • A leltározott dobozok és iratok státuszát és az előzményeket lekérdezni;
  • Beszállításra, kikeresésre, újraiktatásra, utánpótlásra és végleges kivételre vonatkozó megrendeléseket leadni;
  • A korábban leadott megrendelések státuszát ellenőrizni;
  • Az iron mountain-hoz beszállítandó új dobozokra és iratokra vonatkozó információkat megadni;
  • A raktározott tételekre vonatkozó leíró információkat karban tartani, módosítani;
  • Az online számla lekérdezéseket elindítani;
  • Az iratkezelési program menedzselését megkönnyítő online riportokat lekérni;
  • Az értékes iratkezelési programinformációkat és erőforrásokat elérni.
  • A dokumentum és doboz nyilvántartásokat elektronikusan is elkészítheti az iron mountain connect-en, vagy átadhatja microsoft excel formátumban.

Első lépések IMconnect

Látogasson el az www.imconnect.com weboldalra. Megjelenik az Iron Mountain Connect belépőképernyő. Írja be felhasználónevét és jelszavát. A kezdőképernyőn, a dokumentumközpont (Record Center) elnevezésű modulban kattintson a belépés (enter the record center) linkre.

Az Iron Mountain Ügyfélszolgálat vagy kapcsolattartója segít a belépési azonosítók és biztonsági szintek beállításában, valamint az Iron Mountain iratkezelési portálhoz történő biztonságos hozzáférés beállításában.

Megjelenik a record center Keresője és Főmenüje. A Főmenüből a biztonsági beállításoktól függően az alábbi funkciók érhetők el. Kattintson a kívánt funkcióra.

  • Keresés
  • Megrendelés
  • Rekordok hozzáadása
  • Beállítások
  • Adminisztráció

Megrendelés leadása a Record Centeren keresztül

A megrendelés (order) menüből válassza ki a megrendelés típusát:

  • Új megrendelés (kikeresésekre)
  • Beszállítási megrendelés
  • Utánpótlás rendelése

A Megrendelés típusa határozza meg, hogy a felhasználónak milyen információkat kell majd megadnia a következő lépésben.

Rendelés elküldése (checkout)

A kosarából kiválaszthatja azokat a tételeket, amelyeket a raktárból rendelni kíván. Az egyes tételekhez megadhatja a szállítási módot és speciális instrukciókat is.

  • A rendelés elküldése oldalon az alábbiakat kell tennie:
  • Ellenőrizze, hogy a szállítási cím helyes-e (ha nem, kattintson a cím módosítása gombra, és válasszon ki egy címet a címjegyzékből)
  • A prioritás szekcióban válassza ki a szállítási napot és időt
  • Adja meg a szállítót, az instrukciókat, a visszaigazolási e-mail címet, és egyéb rendelési opciókat
  • Adja meg a számlafizető divíziót és osztályt (ha szükséges)
  • Adja meg a megrendelés sorszámát (P.O. number) – legfeljebb 17 karakter hosszúságban (ha szükséges)
  • Adja meg az ún. chargeback kódot – legfeljebb 20 karakter hosszúságban (ha szükséges)
  • A legördülő listából válassza ki, hogy ki az igényelt tétel címzettje, vagy adja meg az információt manuálisan

A szolgáltatási szint (SLA) alapértelmezettként következő nap-ra van állítva; de választhatunk következő nap, félnapos, sürgős vagy megadott (jövőbeni) napra szóló között. A szállító alapértelmezésként az Iron Mountain. Nézze át a rendelésre vonatkozó speciális instrukciókat (ha vannak), és szükség esetén módosítsa azokat. A rendelés elküldéséhez kattintson a tovább a rendelés elküldéséhez (proceed to checkout) gombra, majd a rendelés elküldése (submit request) gombra. Ezután megjelenik egy visszaigazoló képernyő, amely tájékoztatja a felhasználót, hogy a rendelés elküldésre került. Megrendelésszámot a megrendelések (orders) menü alatt, a megrendelések megtekintése (order inquiry) gombra kattintva kereshet.

Ez csak egy egyszerű példa az Iron Mountain Connect Record Center által nyújtott kényelmi szolgáltatásokra. További információért keresse Ügyfélszolgálati munkatársainkat (+36 1 815 3600) vagy Iron Mountain kapcsolattartóját.

Dobozszám kikeresése IMConnect rendszeren keresztül

Nézze meg a keresett dobozhoz tartozó divízióazonosítót, osztályazonosítót, rekordkódot, és a leltárleírás többi részéből határozza meg a dobozszámot. Ha ez megvan, az Iron Mountain Connect-en keresztül már leadhatja kikeresési igényét. Mind az Ügyfél által adott dobozszám és az egyedi SKP vonalkód szám szerepel a riporton, és bármelyiket használhatja a megrendelések leadásához. Amennyiben fiókja ismétlődő Ügyfél által adott dobozszámokat tartalmaz, kérjük a megrendelés leadása előtt a jelentésből keresse ki az egyedi SKP vonalkódszámot.

A SZOLGÁLTATÁSOK IGÉNYBEVÉTELEKOR HASZNÁLATOS NYOMTATVÁNYAINK

Az Iron Mountain szolgáltatásainak igénybevételéhez szükséges nyomtatványok.

  • Megrendelőlap
  • Divízió és Osztálynyomtatvány
  • Iratátadási jegyzék - Irattároló doboz szintű nyilvántartás létrehozásához
  • Részletező iratleltár lista - Irat szintű nyilvántartás létrehozásához.
  • Egyéb nyomtatványok: Vonalkódcímke

Hozzáféréssel kapcsolatos nyomtatványok

Ezeken a nyomtatványokon hatalmazhatja meg társasága munkavállalóit a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférésre és azok megsemmisítésére.

SKP vonalkód


2. Melléklet - T-label

  • Ügyfélszám (Customer ID)(, példa: HB001
  • Az SKP Vonalkód - az SKP dobozszámot jelenti, 9 jegyű szám - pl:689673668
  • Minden tárolandó dobozhoz egy vonalkódcímke szükséges. (SKP vonalkód)

DIVÍZIÓ / OSZTÁLY NYOMTATVÁNY

A Divízió / Osztály nyomtatvány kitöltése kötelező az Ügyfélfiókhoz adott minden egyes új divízióhoz / osztályhoz, valamint az új dokumentumkódokhoz is. A megadott helyen olvashatóan, nyomtatott nagy betűvel töltse ki a kért információkat. Az adatok beírását a mezők bal szélétől kezdje. Vegye figyelembe, hogy az Iron Moutain a Divízió, Osztály azonosító (ID), és Rekord Kód mezőkben az első helyre írt nullát nem tudja értelmezni. A 00001234 sorszámmal megadott osztályt például 1234 osztálynak értelmezi a rendszer.

Minden divízióhoz / osztályhoz külön nyomtatványon kell megadni a divízió / osztály azonosítószámát, és külön nyomtatvány szükséges a dokumentumkódok létrehozásához az iratmegőrzési ütemtervhez.


3. Melléklet - Divízió-Osztály és Rekord Kód nyomtatvány

Új divízió és/vagy osztály hozzáadása

Új irattári tételszám hozzáadása

Az Iron Mountain-nál Rekord kódnak (Rekord kód) (vagy irattári tételszámnak) nevezzük azt az információt, amely megadja a dokumentum típusát, leírását és megőrzési időtartamának hosszát.

A Rekord kód leírása megadja a dokumentum típusát

Megsemmisítésükre az Irattárolási idő vonatkozik.

Egy vagy több új Rekord kód létrehozásához, töltse ki a divízió/osztály nyomtatványt, és adja meg:

  • Ügyfélazonosítóját.
  • Ügyfélnevét.
  • Az adott osztály Divízióazonosítóját, legfeljebb 12 alfanumerikus karakterrel.
  • A Divíziónév legfeljebb 35 alfanumerikus karakter hosszúságú.
  • Adja meg a legfeljebb 12 alfanumerikus karakterből álló Osztály azonosítószámot.
  • Adja meg a legfeljebb 35 alfanumerikus karakterből álló Osztályazonosítót.
  • A legfeljebb 10 alfanumerikus karakterből álló Rekord kódot.
  • A legfeljebb 28 alfanumerikus karakterből álló Rekord Kód leírás, azon dokumentumok leírása, amelyekre az Rekord Kód vonatkozik.*
  • Az Tárolási terv-et; kizárólag az érvényes Rekord kódhoz beállított Ügyfélszámok használhatják az Tárolási terv mezőt. Y = éves M = havi P = nem selejtezhető I = határozatlan idejű U = meghatározhatatlan
    *Megjegyzés: A „0 – NOT VALIDATED” Rekord kód paraméterrel rendelkező Ügyfélszámok esetében ügyfeleink csak a Rekord kódok és Rekord kód elnevezések megadásához férhetnek hozzá. Ennek az oka az, hogy az Ügyfélszám létrehozásakor nem kívánták a dokumentum szintű azonosítást, valamint az ez alapján történő automatikus őrzési idő kalkulációt. Ügyfélszámának beállításairól többet tudhat meg, amennyiben kapcsolatba lép Ügyfélszolgálatunkkal.
  • Az Irattárolási Idő: Azon hónapok és évek száma (Irattári terv alapján), ameddig a dokumentumok megsemmisítésük előtt tárolandók, és Rekord kód van hozzájuk rendelve.
    *Megjegyzés: A mező csak akkor használható, ha az Irattári terv M vagy Y.
  • Az Auto Számítás Kódot: Az alábbi kódok megadásakor az Iron Mountain automatikusan kiszámít egy Megsemmisítési dátumot: 0 = Nincs számítás, 1 = -tól, -ig, beszállítás dátumától, 2 = bevitel dátuma, 3 = a dokumentum létrehozásának dátuma 4 = esemény dátuma 5 = adott napig (dátumig)
    *Megjegyzés: A mező csak akkor használható, ha az Iratmegőrzési ütemterv kód M vagy Y.

Végül, a nyomtatvány alján, adja meg saját Nevét, Divízióazonosítóját, Osztályazonosítóját, Telefonszámát és mellékét, Emeletet és Dátumot.

MEGSEMMISÍTÉSI DÁTUMOK AUTOMATIKUS HOZZÁRENDELÉSE

A Rekord kódok alapján kialakított iratmegőrzéshez létrehozott formális dokumentumbesorolási struktúra egyik előnye, hogy az Iron Mountain-hoz beküldött minden irattároló dobozhoz automatikusan kiszámítható a Megsemmisítési dátum. Ezáltal a Megsemmisítési dátum megállapítása nem jelent külön feladatot az iratátadási jegyzék készítése során.

Az Öntől kapott utasítások szerint az Iron Mountain az adott irattároló dobozra automatikusan alkalmazza a megfelelő Megsemmisítési dátumot az iratátadási jegyzéken megjelölt divízió / osztályazonosító és dokumentumkód alapján.

A Megsemmisítési dátum automatikus számításához kérjük küldjön meghatalmazást az Iron Mountain részére, jelölve azt is, hogy az alábbiak közül mely meghatározási módszert kívánja alkalmazni:

„-tól, -ig, vagy a beszállítás dátumától”

A Megsemmisítési dátum kiszámítása az Iratátadási jegyzéken szereplő „Terjedelem (-ig)” dátum plusz az Rekord kódnak megfelelő Teljes megőrzési idő alapján (ha nincs -ig dátum megadva, akkor a -tól dátum alapján; ha nincs -tól dátum, akkor az átvételi dátum alapján).

„Átvételi dátum”

A Megsemmisítési dátumot az átvételi dátum és az adott Rekord Kódhoz tartozó megőrzési időszak alapján határozza meg.

„Létrehozási dátum”

A Megsemmisítési dátumot a iratátadási jegyzék szerinti Létrehozási dátum és az adott dokumentumkódhoz tartozó Iron Mountain megőrzési idő alapján határozza meg. Ha a Létrehozási dátum üres, Megsemmisítési dátum vagy Megsemmisítési indikátor megadása kötelező.

„Esemény dátum”

A Megsemmisítési dátumot a iratátadási jegyzék szerinti Esemény dátum és az adott dokumentumkódhoz tartozó Iron Mountain megőrzési idő alapján határozza meg. Ha az Esemény dátum üres, Megsemmisítési dátum vagy Megsemmisítési indikátor megadása kötelező.

„Adott napig” feldolgozás

A Megsemmisítési dátum kiszámítása az iratátadási jegyzéken szereplő „Terjedelem (-ig)” dátum plusz az Rekord Kódnak megfelelő Teljes megőrzési idő alapján történik. Ha a „Terjedelem -(ig)” dátum üres, Megsemmisítési dátum vagy Megsemmisítési indikátor megadása kötelező.

További információkért a vállalkozásának megfelelő iratmegőrzési program kialakításáról és a divízió / osztály nyomtatvány használatáról kérdezze Ügyfélszolgálati munkatársainkat vagy kapcsolattartóját.


4. Melléklet - Divízió-Osztály azonosító változás


Az alábbi nyomtatvány kitöltése akkor szükséges, ha a meglévő divízió és osztályazonosítókat módosítani szeretnénk.

  • Régi divízióID – Új divízió ID (legfeljebb 12 alfanumerikus karakterből áll)
  • Régi osztály ID – Új osztály ID (legfeljebb 12 alfanumerikus karakterből áll)
  • Régi Rekord Kód – Új Rekord Kód (legfeljebb 10 alfanumerikus karakterből áll)
  • SKP vonalkód
  • Ügyfél aláírása
  • Telefonszám
  • Dátum
  • Cég pecsét

IRATÁTADÁSI JEGYZÉK

Az Iron Mountain-nál tárolni kívánt irattároló dobozokhoz, dobozonként töltsön ki Iratátadási Jegyzéket. Egy papíralapú iratátadási jegyzékre maximálisan 5 dobozhoz köthető információ rögzíthető. A megadott helyeken olvashatóan, nyomtatott nagy betűvel adja meg a kért információkat. Kivéve, ha erre vonatkozóan egyéb instrukciót talál, az adatok beírását a mezők bal szélétől kezdje. Vegye figyelembe, hogy az Iron Mountain a Divízió / Osztályazonosító, és Rekord Kód mezőkben az első helyre írt nullát nem tudja értelmezni. A 00001234 sorszámmal megadott osztályt például 1234 osztálynak értelmezi a rendszer.

Az iratátadási Jegyzék Kitöltése (IÁJ)

5. Melléklet - Iratátadási Jegyzék

  • Az Ön Ügyfélszámát az iratátadási jegyzéken, és a nagyméretű, lehúzható vonalkódcímkén kötelező feltüntetni.
  • Ügyfélnevét (vállalatának a nevét)
  • Telefonszámát
  • Kitöltést ellenőrízte mezőbe kerül az aláírás
  • Dátum mezőbe a kitöltés napját. A lap tetején ne felejtse el az oldalakat megszámozni, az első oldalon az „1. oldal” szerepeljen.
  • Az adott osztály Divízióazonosítóját - Divizio ID (12 alfanumerikus karakter)
  • Osztályazonosítóját - Osztály ID (12 alfanumerikus karakter)
  • Minden irattároló dobozhoz az Ügyfél dobozszámot. Ezt a mezőt csak akkor kell kitölteni, ha a SKP Vonalkódtól eltérő irattároló dobozszámot ad meg saját belső nyilvántartási szabályzásának megfelelően.
  • Rekord kódot (legfeljebb 10 alfanumerikus karakter). Megadja a dokumentum típusát, leírását és megőrzési időtartamának hosszát
  • A Dátum(-tól) és Dátum(-ig) értéket, amelyek az irattároló dobozban található legrégebbi és legfrissebb dokumentumot jelölik. Az iratmegőrzési idő ezekből számítható. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el.
  • A Betűrendes (-tól) és Betűrendes (-ig) az irattároló dobozban található dokumentumok abc vagy sorszám szerinti tartományát adja meg. A Betűrendes-tól-ig értékeivel megadhatunk például egy névtartományt (Kovácstól Szabóig), numerikus dokumentumazonosító tartományt (20450-től 20567-ig), vagy alfanumerikus dokumentumazonosító tartományt (AD123-tól BZ784-ig).
  • Az egyes irattároló dobozokhoz tartozó Tartási kód meghosszabbítja az Iratmegőrzési időszakot. A Tartási kódokat a rendszerben használat előtt kell beállítani. Amennyiben a dokumentumok meg kell őrizni, jelölje be a négyzetet a Nem selejtezhető felirat mellett.
  • A Készítés dátuma, amely az a nap, amikor az anyagokat bepakolták és tárolásra felcímkézték, vagy az a nap, amikor a dokumentumok ténylegesen keletkeztek. Az iratmegőrzési idő ezekből számítható. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el.
  • Az Esemény dátumot, amely a irattároló doboz tartalmában található esemény dátum, ha van ilyen. Az iratmegőrzési idő ebből a dátumból számítható. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el. Pl.: az irattároló doboz egy napon keletkezett számlákat tartalmaz.
  • A Megsemmisítés dátuma azt jelzi, ha egy irattároló doboz megsemmisítése esedékessé válik. Ezt a részt hagyja üresen, ha társasága a Megsemmisíthetőséget a Rekord kódok (irattári tételszámok) használatával határozza meg. Amennyiben társasága nem használ Rekord kódokat annak meghatározására, hogy egy doboz mikor válik megsemmisíthetővé, akkor írjon be egy érvényes Megsemmisítési dátumot (hó/nap/év) vagy jelölje be a Megsemmisítési indikátorok egyikét: Nem selejtezhető vagy Meghatározatlan.
  • Az egyes irattároló dobozokhoz tartozó Tartási kód meghosszabbítja az Iratmegőrzési időszakot. A Tartási kódokat a rendszerben használat előtt kell beállítani. Amennyiben a dokumentumokat végleg meg kell őrizni, jelölje be a négyzetet a Nem selejtezhető felirat mellett.
  • Az irattároló doboz tartalmának Fő leírása, ahogy az az Iron Mountain által a későbbiekben kiadandó leltár riportokon szerepelni fog.

Amennyiben az irattároló dobozban található iratok tételesen fel lesznek sorolva, az Fő leírás mezőbe írja be, hogy „RIL” (Részletező Iratleltár Lista).

A kisebb, azonos sorszámú vonalkódcímkét helyezze az iratátadási jegyzékre, ahol a „VONALKÓD” felirat olvasható.

  • A vonalkódcímkét ragassza az irattároló dobozon a „BAR CODE” feliratra. Győződjön meg róla, hogy Ügyfélszám is szerepel a címkén.
  • Miután a beküldendő irattároló dobozhoz az összes iratátadási jegyzéket kitöltötte, számolja meg, összesen hány lapot töltött ki, és ezt tüntesse fel az összes iratátadási jegyzéken, az „__ / __ oldal” részben. Tűzze össze sorrendben az iratátadási jegyzékeket.
  • Az eredeti példányokat az új irattároló dobozokkal együtt adja át a szállítónak. Saját magának készítsen másolatot az iratátadási jegyzékekről.
  • Ellenőrizze, hogy a irattároló dobozok száma, és sorszáma megfelel-e az iratátadási jegyzéken feltüntetetteknek.
  • Egyeztesse a beszállítás időpontját az Iron Mountain-nal.

Megjegyzés: A pontos iratmegőrzés és riportálás biztosítása érdekében, kérjük, hogy ellenőrizze az iratátadási jegyzékeken megadott információk pontosságát, hiánytalanságát, és olvashatóságát, valamint azt, hogy a dokumentum nem gyűrött vagy szakadt-e mielőtt az Iron Mountain-hoz beküldené.

IRATOK TÉTELES LISTÁZÁSA - A STANDARD RÉSZLETES IRATLELTÁR LISTA

Az Iron Mountain részletes iratleltár listái (RIL) segítenek a dobozon belüli iratokat logikusan elrendezni, és az Ügyfél tevékenységi körétől függően többféle RIL is rendelkezésre áll:

A Részletező iratleltár lista kitöltése (RIL)

Részletes iratleltár lista (RIL) kitöltése

A tételesen listázandó iratokat tartalmazó dobozokhoz részletes iratleltár listát szükséges készíteni. Az adott doboz tartalmától, az iratok számától függően több listára is szükség lehet. Az új dobozokhoz mindig kezdjen új nyomtatványt.


6. Melléklet - Részletező Iratleltár Lista

  • Ügyfélszámát
  • Ügyfélnevét
  • Az Ügyfél által adott dobozszámot (amennyiben saját dobozszámokat használ) és a listán szereplő iratok SKP Vonalkód számát.
  • Az adott osztály Divízióazonosítóját, legfeljebb 12 alfanumerikus karakterrel.
  • Az irat legfeljebb 12 karakterből (betűk és számok) álló Osztályazonosítóját.
  • A legfeljebb 10 karakterből (betűk és számok) álló Rekordkódot. Ennek meg kell egyeznie az iratátadási jegyzéken található számmal.
  • A Terjedelem/tól és Terjedelem/ig értéket (dátum), amelyek az irat legrégebbi és legfrissebb dátumait jelölik. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el.
  • A Születési dátum, amely az a nap, amikor az anyagokat bepakolták és tárolásra felcímkézték, vagy az, amikor a dokumentumok ténylegesen keletkeztek. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el.
  • Rendezési dátum, általában megegyezik a születési dátummal, akkor tér el ha külső irattári kolléga iratrendezése és a beszállítás időpontja nem egyezik
  • A Megsemmisítési dátumot, amikor az iratot megsemmisítési céllal felül kell vizsgálni. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el. Az itt megadott adatnak egyeznie kell az iratátadási jegyzéken szereplővel; jelölje be a P opciót, ha az iratot örökös megőrzésre kívánja leadni.
  • Az Kiírás dátuma, amikor az iraton szereplő személy ellátása megszűnt, ha van ilyen. Itt csak évet, hónapot és napot is tartalmazó, érvényes formátumú dátum fogadható el.
  • A Lapok száma, amely azt mutatja, hogy egy irategység hány iratból áll.
  • Az egyes iratok leírását, az Iratleírás 1 és Iratleírás 2 használatával.
  • Az iratok további leírását, az Iratleírás 3 és Iratleírás 4 használatával.
  • Aláírás, dátum
  • Miután a beküldendő iratokhoz az összes standard részletes iratleltár listát kitöltötte, számolja meg, összesen hány lapot töltött ki, és ezt tüntesse fel az összes iratátadási jegyzéken, az „__ / __ oldal” részben. Tűzze össze sorrendben az iratátadási jegyzékeket.
  • Az eredeti példányokat az új dobozokkal együtt adja át a szállítónak. Saját magának készítsen másolatot a standard részletes iratleltár listákról.
  • Ellenőrizze, hogy az iratok száma megfelel-e a standard részletes iratleltár listán feltüntetetteknek.
  • Egyeztesse a beszállítás időpontját az Iron Mountain-nal.

A TÉTELES LISTÁZÁS KÉTLÉPCSŐS FOLYAMAT

Ha az iratok tételes listázása mellett dönt, ki kell töltenie egy iratátadási jegyzéket a dobozra vonatkozó információk megadásához, valamint egy részletes iratleltár listát az iratszintű információk megadásához.

EGYEDI IRATOK LESZÁLLÍTÁSÁNÁL ALKALMAZOTT CSOMAGCÍMKE ÉRTELMEZÉSE

Az egyedi iratok leszállításakor az Iron Mountain csomagcímkét helyez el minden szállításhoz használt csomag külsején. Nagyobb megrendelésnél az Iron Mountain az egyes iratokat – a könnyebb szállíthatóság érdekében – dobozolhatja. Amikor az iratokat visszakeressük, minden egyes irat vonalkódját szkenneljük és összevetjük a csomagcímkével, hogy megállapítsuk, melyik irat melyik csomagban lett szállítva. A vonalkóddal ellátott csomagcímkén szereplő információk a szállítólevélen szereplő információknak feleltethetők meg. Az egyedi iratoknál a csomagcímkét a leszállításnál szkenneljük, így ellenőrizve, hogy a megfelelő csomag került-e leszállításra.


7. Melléklet - Location label

  • A csomagcímke általános esetben az alábbi információkat tartalmazza:
  • Megrendelés sorszáma és útazonosító.
  • Szolgáltatás dátuma.
  • Ügyfélazonosító és cégnév a szállításhoz.
  • SKP és Ügyféldobozszám

VONALKÓD/VONALKÓDCÍMKE ÁTTEKINTÉSE - OUTCARD

Az Iron Mountain vonalkód (outcard) átláthatóvá és gördülékennyé teszi a leltári anyagok kezelését, mozgatását. Ennek segítségével tudjuk a kért anyagokat megtalálni, és a kikeresett iratoknál ez jelzi a kikért anyag helyét a dobozban vagy az iratpolcon. A vonalkóddal ellátott, öntapadós címke a szállítólevélen található információkat rövidített formában tartalmazza, és a kikeresett irat vagy doboz oldalára kerül felragasztásra, megkönnyítve a megrendelő cégénél a megfelelő helyre történő kiszállítást és az Iron Mountain-nál a későbbi újraiktatást. Dobozok esetén a vonalkódcímkén található vonalkódot leszállításkor beolvassák, így győződve meg arról, hogy a helyes doboz lett leszállítva.


8. Melléklet - Outcard


A vonalkód/vonalkódcímke általános esetben az alábbi információkat tartalmazza:

  • A tétel típusa vagy EB (doboz esetén) vagy IF (egyedi iratnál).
  • Ügyfélazonosító, megrendelés típusa, megrendelés száma és sora, útazonosító.
  • SKP Vonalkódm és az Ügyfél által adott doboz szám.
  • Az irat leírása, a megbízás leadása során megadottak szerint.
  • Adott tételre vonatkozó speciális instrukciók az adott tétel kikeresésekor és/vagy újraiktatásakor betartandó utasításokat tartalmaznak.
  • Szállítási dátum és idő.
  • A részére a végfelhasználót jelöli, aki a tételt ténylegesen megkapja.
  • A kapcsolattartó neve mutatja, hogy ki adta fel a rendelést és/vagy kinek kell azt leszállítani.

PÓTLAPOK LEADÁSA AZ IRON MOUNTAIN-HOZ

Pótlapnak nevezzük az Iron Mountain-nál már létező dobozba vagy nyitott iratpolcra utólag elhelyezendő iratot. A pótlapon mindig fel kell tüntetni az Ügyfélszámot.

Pótlapok beküldése:

  • IMConnecten vagy Ügyfélszolgálaton keresztül a már meglévő tárolt dobozokba
    • Adja meg a pótlapok számát és az saját Ügyfélszámot, aktív fájl esetén nem kell egyéb adat, dobozos tárolás esetén adja meg a doboz számot
    • Egyeztesse a beszállítás időpontját az Ügyfélszolgálatunkkal, vagy a IMConnect rendszerben

HOZZÁFÉRÉS AZ ÜGYFÉLFIÓKHOZ

Az Iron Mountain által kezelt irataihoz és információihoz kizárólag olyan személyek férhetnek hozzá, akiket társasága erre írásban meghatalmaz. Az iratkezelési program biztonsága és bizalmasságának megőrzése érdekében az Iron Mountain felé igényeket és megrendeléseket kizárólag azon személyek jogosultak leadni, akik erre meghatalmazást kaptak és szerepelnek a Meghatalmazott személyek listáján. A hozzáférés megszüntetése hasonló folyamat szerint történik.


9. Melléklet - IM Hozzáférés Biztosítása

10. Melléklet - IM Hozzáférés Megszüntetése

  • Dátum
  • Ügyfélszám
  • Ügyfélnév
  • Kérelmező neve, telefonszáma, email címe
  • Dívízió és osztály azonosítók
  • Meghatalmazott neve, telefonszáma, email, aláírás, jelszó, megsemmisítési jogosultság
  • Engedélyező aláírása

A FELHASZNÁLÓI HOZZÁFÉRÉS AZ IRON MOUNTAIN CONNECT-EN KERESZTÜL IS BEÁLLÍTHATÓ

Alakítson ki üzleti igényeinek megfelelő biztonsági struktúrát. Az adminisztrátorok rendelkezésére áll az akár háromszintes biztonsági modell, amellyel a felhasználókat egyedileg vagy csoportosan lehet hozzáadni, szerkeszteni és menedzselni. A felhasználói jogok adása vagy visszavonása egy vagy több felhasználóhoz igazán egyszerűen történik.


11. Melléklet - IMConnect User SetUp Form

12. Melléklet - IMConnect első vállalati rendszergazda nyomtatvány


Az első vállalati rendszergazda formanyomtatvány kitöltése után kiküldésre kerül egy IMConnect User Set Up Form megnevezésű excel tábla, amelyben megadható a felhasználók névsora és egyéb adatai. A formanyomtatvány angolnyelvű és tartalmazza a kitöltési instrukciókat.

  • Ügyfélszám
  • Vezetéknév
  • Keresztnév
  • Emailcím
  • Telefonszám
  • Vállati cím

Nagyon fontos az alábbi mezők helyes kitöltése:

  • Az Ügyfél cégjegyzésre jogosult képviselőjének neve:
  • Az Ügyfél cégjegyzésre jogosult képviselőjének aláírása:
  • Az Ügyfél neve:
  • Aláírás helye és dátuma
  • És cégszerű pecsét

Kézikönyv folytatása >>