Nehézségei vannak iratkezelő rendszerével?
Öt mód, ahogy egy külső beszállító segíthet Önnek
Az adatok létfontosságúak minden szervezet számára. Az adatok nem megfelelő kezelése lassíthatja a vállalat működését, valamint biztonsági kockázatoknak, büntetéseknek és rejtett költségeknek teheti ki a céget. Bár a legtöbb ember elismeri, hogy az adatkezelés rendkívül fontos, kevés cégnek van ideje vagy elegendő szakértelme ahhoz, hogy megfeleljen a mai követelményeknek.
Egy megbízható külső partner biztonságosan tárolhatja és kezelheti fontos adatait. Milyen konkrét előnyökkel is járhat ez? Továbbá honnan tudhatja, hogy ilyen szolgáltatásra van szüksége? Az alábbiakban vázoljuk, hogy milyen előnyökre számíthat, ha adatkezelési szolgáltatóval dolgozik, és adunk néhány ötletet arra vonatkozóan, hogy mikor érdemes külső megoldásokat keresnie.
1. Legmagasabb szintű biztonság
Az adatbiztonság a kulcsa annak, hogy vállalata megőrizze jó hírét, és felülkerekedjen a piaci versenyben. Ha fontos üzleti adatok illetéktelen kezekbe kerülnek, az súlyos következményekkel járhat az üzletére és az ügyfeleire nézve egyaránt. Mi történne, ha betörnének az irodájába, vagy ha az irodát árvíz vagy tűz sújtaná?
Legjobb, ha a papíralapú dokumentumokat biztonságos, állandó felügyelet alatt álló telephelyen tárolja. Egy tapasztalt szolgáltató nemcsak a legmagasabb szintűbiztonságot nyújtja az irattárban, de arról is gondoskodik, hogy az adatok minden egyes kezelési ponton védelem alatt álljanak.
2. Iratkezelési szakértelem
A hatékony iratkezelés határt szab a működési és jogi kockázatoknak azáltal, hogy hathatósan felügyeli az iratkezeléshez használt eszközöket. A legtöbb vállalat hatalmas mennyiségűiratot állít elő, ami a fontos dokumentumok kikeresését rendkívüli mértékben megnehezíti. Az iratokat gyakran szabványos indexálás nélkül tárolják. Sokszor pedig nem rendelkeznek tervvel, hogyan keressék ki az iratokat szükség esetén.
Egy tapasztalt szolgáltató megosztja Önnel iratkezelési módszereit és tapasztalatát, amelyet több száz vállalattal való együttműködés során szerzett meg és alakított ki. Kipróbált eljárásokat alkalmazhat az adatok megőrzésére, indexálására és biztonságos megsemmisítésére.
Az adatok szkennelése és az adatok kinyerése révén hatékony módon keresheti ki az iratokat.
3. Szolgáltatási lánc
Egyes cégek attól tartanak, hogy egy külső partner bonyolultabbá és kockázatosabbá teszi az adatkezelést. Valójában ennek az ellenkezője igaz. Attól a pillanattól kezdve, hogy iratait archiválásra jelöli ki, azokat minden egyes fázisban nyomon lehet követni. Mindig tudni fogja, hogy az adatok hol vannak, hová tartanak, és ki kezelte azokat.
Ezt „szolgáltatási láncnak” hívjuk, melyhez megfelelő szoftverrendszerekre és szkennelési technológiákra van szükség. Ezek meglétével biztosítjuk, hogy a kulcsfontosságú adatok ne kerüljenek illetéktelen kezekbe.
Könnyedén auditálható nyilvántartást vezethet, ami különösen értékes lehet, ha a vállalatnak tárolnia kell az iratok teljes történetét jogi és hatósági célból.
4. Fokozott hatékonyság
Sok vállalat nincs tisztában az adatok belsőkezelésének, tárolásának és feldolgozásának rejtett költségeivel. Külső szolgáltató már működő és hatékony folyamatainak alkalmazásával pénzt és időt takaríthat meg. Az irodai tér jobb kihasználásának köszönhetően megtakarításokat érhet el. Továbbá a dokumentumok szkennelésével és indexálásával növelheti hatékonyságát.
Az adatokkal dolgozó szakértők gyakran több időt töltenek a munkához kapcsolódó iratok kikeresésével, mint azok tényleges olvasásával. Az iratkezelési szolgáltatók szükség esetén kikeresik az iratokat, majd intelligens szkenneléssel és képrögzítéssel digitálisan küldik el Önnek a fájlokat.
5. Tegye hatékonyabbá alkalmazottait
Kihívást jelenthet, hogy a megfelelőadatok a megfelelőszemély kezében legyenek, megfelelő időben. A személyzet hozzászokott a modern keresőmotoros rendszerek otthoni használatához, és igénylik, hogy ugyanilyen módszereket használhassanak a munkahelyükön is.
Szakértelmük révén az iratkezelési szolgáltatók egyszerűen használható funkciókat biztosítanak, amellyel a személyzet hozzáférést kérhet az iratokhoz. Beállíthatjak, hogy digitális fájlt vagy az eredeti papíralapú iratot kívánjak megkapni.
