A munkahelyi elektronikus levelezés adatvédelmi vonatkozása
2021-01-19
A munkahelyi elektronikus levelezés adatvédelmi vonatkozása kényes téma volt korábban is, ám a koronavírus járvány okozta tömeges home office hullám még jobban felszínre hozta az ezzel kapcsolatos problémákat.
Mindezt egyfelől az okozza, hogy a törvényi szabályozás meglehetősen kuszán kezeli a kérdéskört, másrészt pedig a dolgozók és a munkáltatók hozzáállása sem ideális sok esetben.
Elsősorban az irodai dolgozók számára elengedhetetlen egy munkahelyi email cím, hiszen a beszállítókkal, partnerekkel, vevőkkel és érdeklődőkkel ezen keresztül történik napi szinten a kapcsolattartás, illetve házon belül, a kollégákkal folytatott levelezést is ezzel bonyolítják le. A fő probléma akkor adódik, amikor a céges használat egybemosódik a magánjellegű felhasználással. Ez azt jelenti, hogy egy dolgozó a személyes ügyei intézésre is a vállalati fiókjából küld emaileket.
A munkahelyi elektronikus levelezés adatvédelmi vonatkozása ilyenkor válik aggályossá
Egy céges email fiók, amelyet a munkáltató biztosít a munkavállalónak annak érdekében, hogy a mindennapi munkavégzését el tudja látni, a vállalkozás üzleti érdekeit szolgálja. Csakhogy sajnos nagyon sok szervezet nem szabályozza le levelezéssel kapcsolatos működését, így gyakorta előfordul, hogy magáncélra is használja egy adott személy a céges email fiókot. Innentől a jogszabályok azonban már a munkavállaló érdekeit is védik, hiszen ő lesz a fiókban található személyes információk után az adatkezelő, azaz ő dönthet a saját adatainak és leveleinek tárolásáról, törléséről, vagy megőrzéséről.
Csakhogy a munkáltató is bizonyos szempontból adatkezelővé válik, hiszen a vállalkozással kapcsolatos levelezések, csatolt dokumentumok és egyéb tárolt információk a jogos üzleti érdekei közé tartozik. E kettősség például akkor tud problémát okozni, amikor egy munkavállaló kilép a szervezetből, az email fiókját archiválják, majd később valamilyen oknál fogva újra aktiválják, és a volt dolgozó tudta nélkül hozzáférnek a levelekhez. Éppen egy ilyen esetben bírságolt az adatvédelmi hatóság, így gyakorlatilag a NAIH/2019/51/11. ügyszámú határozatával precedenst teremtett. A büntetés mértéke félmillió forint volt.
Mi erre a megoldás?
A legegyszerűbb az, ha a munkáltató pontosan meghatározza, hogy a munkavállalója milyen célokra használhatja a céges email fiókját. Amennyiben ez kellőképpen le van szabályozva, úgy elkerülhetőek az efféle problémák.